ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
“La administración de proyectos es el proceso
de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de
las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” (Baker, 1999).
¿Por qué es
vital la administración de proyectos?
El uso de técnicas de administración
de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y
dinero a largo plazo.
Los
proyectos en comparación con el trabajo ordinario
·
Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un
proyecto
Un proyecto es una secuencia de tareas
con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados
deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y
un presupuesto (personal, suministros y dinero).
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TRABAJO ORDINARIO
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PROYECTOS
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Responder a la solicitud.
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Producir un boletín mensual
de noticias para los clientes.
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Preparar una carta para un prospecto.
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Escribir y publicar un
libro.
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Conectar una impresora a la
computadora.
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Instalar una red de
computadoras.
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Reunirse con un empleado
para analizar un nuevo procedimiento.
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Contratar un equipo de
ventas para una nueva oficina.
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Asistir a una conferencia.
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Promover un producto en un
programa de dos semanas en un país.
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Pedir suministros de
oficina.
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Abrir una nueva oficina de
ventas.
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Redactar un memorándum
actualizado de informe de avances para el jefe.
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Elaborar el informe anual
de la empresa.
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Cinco características de los proyectos
1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.
2. Los proyectos usan recursos
(personas, tiempo, dinero).
3. Los resultados del proyecto tienen
metas específicas de calidad y desempeño.
4. Los proyectos siguen una
planeación
5. Un proyecto incluye un equipo de personas.
Cinco fases de la administración de
proyectos
1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
4. Control
5. Conclusión
Fase 1:
Inicio
1. Reconocimiento de que un
proyecto puede llevarse a cabo
2. Determinar lo que el
proyecto debe lograr
3. Definir la meta global del
proyecto
4. Definir las expectativas
generales de los clientes, de la administración o de los interesados
5. Precisar el alcance
general del proyecto
6. Seleccionar los miembros
iniciales del equipo
El alcance es el tamaño del proyecto
y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.
Fase 2: Planeación
1. Perfeccionamiento del
alcance del proyecto
2. Listado de tareas y
actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
3. Secuencia de actividades
4. Desarrollo de un
calendario y presupuesto
5. Conseguir que el plan sea
aprobado por los terceros apropiados
Fase 3:
Ejecución
1. Dirigir el equipo
2. Reunirse con los miembros
del equipo
3. Comunicarse con los
terceros involucrados
4. Resolver los conflictos o
problemas que puedan surgir
5. Asegurar los recursos
necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
Fase 4:
Control
1. Vigilar las desviaciones
del plan
2. Emprender acciones
correctivas
3. Recibir y evaluar cambios
en los proyectos solicitados
4. Cambiar los calendarios
del proyecto
5. Adaptar los niveles de
recursos
6. Cambiar el alcance del
proyecto
7. Regresar a la etapa de
planeación para hacer ajustes
Fase 5:
Conclusión
1. Reconocimiento de logros y
resultados
2. Cierre de las operaciones
y dispersión del equipo
3. Aprendizaje de la
experiencia del proyecto
4. Revisión del proceso y
resultados
5. Redacción del informe
final
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